•Sie können verschiedene Projekte erstellen und verwalten.

•Projekte können verschiedene Arten von Berichtssammlungen enthalten.

•Diese Berichtssammlungen repräsentieren unterschiedliche Besprechungsgruppen, wie z.B. Baubesprechung, Bauherrenbesprechung, Projektbesprechung, Jour Fixe und Aktennotiz.

•In den Berichtssammlungen werden einzelne Berichte, die Besprechungen darstellen, sowie die darin enthaltenen Besprechungspunkte erfasst.

• Beim Start von PROMAN X öffnet sich der Dialog „Projekt öffnen“.

• Mit einem Doppelklick wird ein Projekt geöffnet.

• Im Suchfeld (3) können Sie nach einem bestimmten Projekt suchen.

• Mit dem Favoritenstern (4) können Sie Ihre wichtigsten Projekte markieren. Wenn ein Projekt als Favorit markiert ist, werden nur die Favoriten angezeigt.

• Um wieder alle Projekte anzuzeigen, verwenden Sie den Button „Nur Favoriten anzeigen“ (2).

• Die Option „Zeige Stillgelegte“ zeigt alle stillgelegten bzw. archivierten Projekte an (1).

Die Maskenelemente können durch Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) neu angeordnet werden. 
Klicken Sie dazu auf die blaue Menüleiste (1) eines Elements und platzieren Sie es im daraufhin erscheinenden Positionskreuz (2).

• Projektbaum mit Berichtssammlungen und ihren Berichten (1)
  

  

• Adressdaten (zentral oder projektspezifisch, anhand der Überschrift erkennbar) (2)
  

  

• Projektadressen (3)
  

  

• Eine Menüleiste mit den wesentlichen Funktionen für die aktuelle Ansicht (4)
  

  

Die Auswahl von Menüs und Funktionen erfolgt über die folgenden Möglichkeiten:

• Rechte Maustaste (1).
  

  

• Obere Menüelemente (2).
  

  

Projekt verwalten können über folgende Wege geöffnet werden:

• Über die Menüleiste (1).
• Durch Rechtsklick im Projektexplorer (2).

Im Bereich "Projekt verwalten" können die Stammdaten auch nachträglich bearbeitet werden.

• Um ein Projekt schnell anzupassen, können Vorlagen aus einem beliebigen Projekt übernommen werden.

• Dies kann direkt beim Anlegen des Projekts erfolgen oder bei einem bestehenden Projekt über die Menüleiste "Projektstruktur/Vorlagen übernehmen" (1) oder über einen Rechtsklick im Projekt-Explorer (2).

• Im Menü (1) wählen Sie ein Projekt aus, aus dem die Vorlagen importiert werden sollen.

• Verwenden Sie die Kopieren-Schaltflächen (2), um einzelne Elemente zu übernehmen.

• Im Werkzeugkasten (3) stehen Ihnen viele weitere Vorlagen zur Verfügung, wie Projektadressen, Attribute und Funktionen, die importiert werden können.

• Mit der Schaltfläche "Schnellauswahl" (4) können Sie schnell alle Strukturdaten oder alle Strukturdaten ohne Projektbeteiligte übernehmen.

In der Menüleiste unter "Datei" → "Neu" (1) können Sie ein neues Projekt (2) erstellen.

• Projekt-Kurzform: Diese stellt einen eindeutigen Schlüssel für dieses Projekt dar, z.B. eine Buchhaltungsnummer (3)
• Projekt-Langform: Hier wird die eigentliche Projektbezeichnung eingetragen (4)

Im Projekt-Explorer können Sie folgendermaßen Kapitel einer Berichtsammlung bearbeiten:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Berichtsammlung und wählen Sie dann die Schaltfläche „Kapitel bearbeiten“ (1). Dadurch gelangen Sie in das Menü „Kapitel verwalten“ (2).

Wenn Sie sich im Protokoll befinden, können Sie Kapitel wie folgt bearbeiten:

• Navigieren Sie in der Menüleiste zu „Protokoll Werkzeug“ und anschließend zu „Protokollverwaltung“. Dort finden Sie den Button „Kapitel bearbeiten“.

• Kapitel setzen sich aus Kurz (3)- und Langbezeichnung (4) zusammen

  

Bereits angelegte Kapitel können wie folgt bearbeitet werden:

• (1) Wählen Sie im Menü das gewünschte Kapitel aus.
• (2) Passen Sie das ausgewählte Kapitel nach Bedarf an.
• (3) Falls erforderlich, können Sie das Kapitel auch löschen.
• Die Anordnung der Kapitel sowie die Strukturierung in Kapitel und Unterkapitel kann entweder per Drag-and-Drop oder über das Kapitel-Untermenü mit der rechten Maustaste (4) vorgenommen werden.

Die Druckeinstellungen einer Berichtsammlung können bequem von einer anderen Sammlung übernommen werden:

• Im rechten Bereich der Berichtsammlung können Sie aus einem Projekt (1) eine Berichtsammlung (2) auswählen, deren Einstellungen Sie übernehmen möchten.
• Mit der Option „Einstellungen übernehmen und speichern“ (3) werden alle Druckeinstellungen der ausgewählten Berichtsammlung übernommen.

Die Berichtsammlung dient als Sammelstelle für alle Berichte, die zu einem bestimmten Thema gehören.

So legen Sie eine neue Berichtsammlung an:

• Klicken Sie im Projekt-Explorer mit der rechten Maustaste auf den Projektordner (1). Hier wählen Sie die Option „Neue Berichtsammlung“ (2). Daraufhin öffnet sich automatisch der Berichtsammlungs-Manager.

Im Berichtsammlungs-Manager können Sie Ihre Berichtsammlungen verwalten:

• Durch einen Rechtsklick auf die gewünschte Berichtsammlung (3) und Auswahl der Schaltfläche „Berichtsammlung verwalten“ (4) gelangen Sie direkt in den Berichtsammlungs-Manager.

Bei der Verwaltung der Berichtsammlung im Berichtsammlungs-Kreis sind folgende Punkte wichtig:

(1) Sammlung-Kurzform: Hier geben Sie eine eindeutige Identifikationsnummer (ID) für den Kreis ein.

(2) Sammlung-Langform: Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der Sammlung, wie sie im Programm angezeigt wird.

Bei nicht ausgefüllten Feldern rutschen die Folgefelder automatisch zusammen, z.B. wenn der Leiter nicht ausgefüllt ist, verschiebt sich der Verfasser auf die obere Zeile.

Im Register Textblöcke können Sie an unterschiedlichen Stellen im Protokoll Ihre Textblöcke einfügen. Diese werden von Protokoll zu Protokoll automatisch mitgenommen.

• Liste der Textblöcke die im Projekt vorhanden sind (1)
• Mittels Drag & Drop können diese an die gewünschte Position des Berichts gezogen werden (2)
• Die Bearbeitung erfolgt über den Menüpunkt „Textbaustein-Vorlagen bearbeiten“ (3)

• Der zu bearbeitenden Textbaustein wird ausgewählt (1) im Editor bearbeitet und gespeichert (2)
• Um einen Neuen Textbaustein zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche neue Textbaustein-Vorlage (3), wählen den Namen für die Vorlage (4), den Bereich, für den die Vorlage verwendet wird (5), passen den Inhalt im Editor an und klicken anschließend auf speichern (2)

Unter dem Register nächste Besprechung können Sie Ihre nächste Besprechung eintragen.

• Pflichtfelder: keine
• Optionale wichtige Felder:
• Termin (1)
• Uhrzeit (2)
• Ort der nächsten Besprechung (3)
• Anzeige im Bericht:
• Auf dem Deckblatt
• Am Berichtsende
• Nicht anzeigen

Wenn man die Formatierung und Inhalt selbst gestalten möchte, kann man unter Druckvorlage einen Textbaustein auswählen.

• Durch Rechtsklick auf die Berichtsammlung kann mit der Schaltfläche „Neuer Bericht“ ein Bericht angelegt werden (1)
• Sind bereits Berichte vorhanden wird ein Bericht erstellt der chronologisch auf den letzten Bericht basiert
• Um zu einem späteren Zeitpunkt in die Maske Bericht Verwalten zu gelangen wählen Sie den Bericht im Projekt-Explorer aus und klicken über die rechte Maustaste auf die Schaltfläche „Bericht bearbeiten“ (2)

• Alle Felder sind optional. Werden sie jedoch befüllt erscheinen sie im Ausdruck.
• Thema, Datum, Uhrzeit
• Im Register Kopfdaten: Leiter und Verfasser sowie die Ortsangabe
• Beim Anlegen eines neuen Berichts werden automatisch alle offenen Punkte aus dem vorherigen Bericht mitaufgenommen. 
  Keine Punkte gehen verloren, die Agenda wird automatisch für Sie erstellt.
• Ein Berichtsstatus (1) wie z.B.: Entwurf kann festgelegt und in den Ausdruck übernommen werden (2)

Berichte sind ein zentraler Bestandteil der Dokumentation in PROMAN und werden systematisch in Berichtsammlungen organisiert. 
Jeder Bericht dokumentiert spezifische Besprechungsergebnisse, Fortschritte oder Entscheidungen innerhalb eines Projekts. Um einen neuen Bericht zu erstellen, gibt es zwei einfache Methoden:

• Durch Rechtsklick auf die Berichtsammlung kann mit der Schaltfläche „Neuer Bericht“ ein Bericht angelegt werden (1)
  

  

• Alternativ können Sie die Funktionen auch über die obere Menüleiste nutzen:
  Klicken Sie auf die gewünschte Berichtsammlung und wählen Sie dann „Datei“ → „Neu“ → „Bericht“ aus.
  

  

• Der Verteiler definiert die Liste an Teilnehmern, die an dieser Sitzung teilgenommen haben
• Die gewünschten Projektbeteiligten können per  Drag & Drop einfach vom Projekt-Adressbuch in die Teilnehmerliste gezogen werden (1)
• Mit X (2) können die Einträge entfernt werden
• Über die manuelle Sortierung (3) können diese an eine gewünschte Position gesetzt werden (Rechte Maustaste)
• Die Spalten der Teilnehmerliste sind im Layout definiert und können verändert werden (Für eine einfache Optimierung des Layouts kontaktieren Sie bitte unseren Support).

In den Kommentaren können ihre Anmerkungen zur Vorbereitung für die nächste Sitzung eintragen werden. Dies geschieht über die Berichtseditor (1)

Kommentare werden nicht im Protokoll ausgedruckt

Kommentare können im Bereich „Besprechung Vorbereiten“ (3) gedruckt werden

"Besprechung vorbereiten" Ermöglicht die Erstellung der eigenen Notiz zur Vorbereitung und Mitnahme für die nächste Sitzung.

Platz für handschriftliche Notizen (1)

Klicken Sie im Berichtsprotokoll im Werkzeugkasten auf Teilnehmer verwalten (1) oder mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Bericht (2) und anschließend Teilnehmer verwalten (3) um die erweiterten Einstellungen der Teilnehmer / Verteiler zu bearbeiten.

Die Verwaltung der Teilnehmer setzt sich aus drei Bereichen zusammen:

• Projekt-Adressbuch (1) Ziehen Sie Teilnehmer wie schon in der Protokoll-Ansicht mit drag&drop einfach in Ihren Verteiler und definieren Sie ihre Anwesenheit (2)

• Über den Werkzeugkasten kann die im Projekt-Adressbuch definierte Sortierung (3) (Kapitel 4.2) übernommen und Betroffene aus Punkten in den Verteiler übernommen werden (4)

Das Projekt-Adressbuch kann auch nach Teilnehmer/Verteiler Listen gefiltert werden

• Hauptansicht: Projektpartner firmenbezogen gruppiert

• Mitarbeiteransicht: Alle Projektpartner zeigt alle Projektpartner.

• Filtern Sie nach allen Projektpartnern oder einem bestimmten Besprechungskreis (1)

• Eine weitere Einschränkung kann getroffen werden, indem nach einem einzelnen Bericht gefiltert wird (2) z.B. alle Teilnehmer der alten Sitzung.

• Im Suchfeld können Sie auch direkt die gewünschte Firma / Person finden.

• Verteiler: Definiert den Verteilerkreis des Dokuments. Wird auch beim automatischen E-Mail-Versand des Protokolls herangezogen (1)

• Die Anwesenheit kann mittels „Zeitweise anwesend“ und Uhrzeit ergänzt bzw. durch „Entschuldigt“ ersetzt werden (2). 

  
  

  Damit diese ausgedruckt werden muss eine entsprechende Druckvorlage eingestellt werden (Für eine einfache Optimierung des Layouts kontaktieren Sie bitte unseren Support).

• Die Sortierung kann mittels Drag & Drop verändert werden.

• Alle Teilnehmer im Std. Verteiler werden automatisch in die Folgesitzung übernommen (3)

• In der Menüleiste werden folgende Aktionen vereinfacht:

• Betroffene Projektpartner die z.B. für einen Punkt als Verantwortlicher eingetragen sind, können gesamt im Verteiler ergänzt werden (1)

• Markierte Teilnehmer entfernen (2)

• Mit einem Klick kann der Status für alle Teilnehmer definiert werden (3)

• Sortierung aus dem Projekt-Adressbuch übernehmen (4)

• Sortierung aus dem letzten Bericht übernehmen (5)

Die Teilnehmerliste kann über das Adressbuch sortiert werden:

Im erscheinenden Fenster klicken Sie auf Manuelle Sortierung:

Die Sortierung in Proman basiert auf Firmen und deren Mitarbeitenden und wird im Fenster „Address Sortierung verwalten“ eingestellt.

• Links (Firmen): Jede Firma erhält eine Sortiernummer (z. B. 10/20/30 oder 0003). Diese Nummer bestimmt die Reihenfolge der Firmen im Protokoll.

• Rechts (Teilnehmer): Index im Format Firma.Person (z. B. 0003.0010)

  • 0003 = Firmennummer

  • 0010 = laufende Nummer der Person innerhalb der Firma

• Sortierlogik: Zuerst nach Firmennummer, danach innerhalb der Firma nach Personennummer.

Ohne Firmengruppierung:
Allen Firmen links 0 geben und rechts nur über den Teil nach dem Punkt (Personennummer) sortieren.

Wichtig: Nach Änderungen links „Firmen Sortierung übernehmen“ klicken, danach „Speichern & schließen“.

Alternativ können sie auch direkt über die Teilnehmerliste in der Protokollansicht sortiert werden:

Nachdem ein Bericht erstellt wurde, öffnet sich automatisch die Protokollansicht. Um die Protokollansicht eines Berichts zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu öffnen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie können entweder direkt durch Doppelklick auf den gewünschten Bericht in den Projekt-Explorer zugreifen
• oder den Bericht auswählen und mittels Rechtsklick die entsprechende Option in der Menüauswahl aktivieren.

• Die Protokollansicht ermöglicht die Voransicht des Protokolls und die Bearbeitung aller wesentlichen Informationen.
• Diese Ansicht entspricht Großteiles dem Ausdruck.

Unter „Punkte laden“ (2) können Punkte aus vorherigen Sitzungen in den aktuellsten Bericht (1) wieder aufgenommen werden

Z.B. in einer vorherigen Sitzung wurde der Punkt als erledigt markiert und daher nicht in die Folgesitzung übernommen. Nun soll der Punkt in der aktuellen Sitzung wieder aufgenommen werden für weitere Bearbeitung.

• Mit „Punkt löschen“ (3) wird der Punkt in der ausgewählten Sitzung/Bericht gelöscht. Wird ein Punkt seinem Ursprungsbericht gelöscht, wird er auch aus allen aktuelleren Sitzungen entfernt.

Offene Punkte, auch als weiterführende Punkte bezeichnet, enthalten Einträge aus dem jeweiligen Bericht, in dem sie erstellt wurden. Für jeden Bericht erhalten offene Punkte automatisch einen Eintrag, der das Datum des Berichts vermerkt. Diese Praxis gewährleistet, dass die Historie der Bearbeitung und Diskussion eines Punktes über die Zeit hinweg transparent und nachvollziehbar bleibt. Offene Punkte dienen als fortlaufende Erinnerung an noch zu erledigende Aufgaben oder offene Fragen, deren Klärung über mehrere Sitzungen hinweg erfolgen kann. Durch das Hinzufügen des Datums jedes Berichts, in dem der Punkt behandelt wird, erhalten die Projektbeteiligten einen klaren Überblick über die Entwicklung und den Fortschritt einzelner Punkte.

Eintrag 001 aus dem ersten Bericht, Eintrag 002 aus dem zweiten Bericht und Eintrag 003 aus dem dritten Bericht illustrieren, wie offene Punkte über mehrere Berichte hinweg fortgeführt werden. 

Zu jedem Bericht erhalten diese Punkte einen Eintrag mit dem spezifischen Datum des jeweiligen Berichts, was eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung von offenen Aufgaben und Diskussionspunkten ermöglicht. Diese kontinuierliche Fortführung und Datumsvermerkung unterstützen nicht nur die Transparenz und Übersichtlichkeit des Projektfortschritts, sondern auch die effektive Bearbeitung und Abschlusskontrolle der aufgeführten Punkte.

Um die Punktnummer eines bereits erstellten Punktes zu ändern, navigieren Sie im Projekt-Explorer zum entsprechenden Bericht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bericht, in dem der Punkt erstellt wurde, und wählen Sie die Option "Punktnummer bearbeiten" (1). 

Im sich öffnenden Fenster "Punktnummer ändern" können Sie die Punktnummer nach Bedarf anpassen

In diesem Fenster werden alle Punkte, die in dem ausgewählten Bericht erstellt wurden, angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die Nummer eines Punktes anzupassen, beispielsweise von 003.006 auf 003.008.

Mit dem Bildeditor in PROMAN können Sie Bilder direkt im Protokoll bearbeiten. Um den Bildeditor zu öffnen, klicken Sie das gewünschte Bild mit der linken Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Bild Editor" aus. 

Im Bildeditor haben Sie die Möglichkeit, Texte hinzuzufügen, Bilder zuzuschneiden oder spezielle Markierungen wie Sticker für Pläne einzufügen, um Ihre Dokumentation noch aussagekräftiger zu gestalten.

Anhänge können auf verschiedene Weise in den Bericht integriert werden:

• Ziehen Sie den Anhang direkt im Berichtseditor per Drag & Drop in den gewünschten Punkt, um ihn hinzuzufügen (1). Zum Entfernen des Anhangs nutzen Sie die entsprechende Option. (2)
• Kopieren Sie den Anhang im Windows-Explorer in die Zwischenablage (3) und fügen Sie ihn über das Einfügen-Symbol (3) in einen spezifischen Punkt ein.

Bilder und Anhänge lassen sich auf vielfältige Weise in Ihren Bericht integrieren:

In der Protokollansicht ermöglicht ein Klick auf den aktuellen Punktstatus (1) das Öffnen einer Liste mit verschiedenen Status-Typen (2). Diese Status-Liste lässt sich im Berichtsammlungs-Manager unter den "Punkt-Einstellungen / Status" individuell anpassen, um die Verwaltung und das Tracking von Punkten im Bericht zu optimieren.

Die verfügbaren Status-Typen umfassen:

• Info-Standard: Dieser Status wird ausschließlich im aktuellen Bericht gedruckt.
• Dauer-Info: Gilt für alle Berichte, bis der Punkt erledigt wird.
• Offen: Kennzeichnet Punkte, die noch Bearbeitung erfordern.
• In Arbeit: Zeigt an, dass am Punkt gearbeitet wird.
• Erledigt (am): Markiert den Zeitpunkt der Fertigstellung eines Punktes.
• Storniert: Für Punkte, die nicht weiter verfolgt werden.
• Zurückgestellt bis / Wiedervorlage: Punkte, die zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufgegriffen werden sollen. Mit der Reminder-Funktion wird der Punkt einmalig im aktuellen Bericht ausgedruckt und anschließend bis zum festgelegten Termin ausgeblendet.
• Eigener Status: Benutzer haben die Möglichkeit, in der Berichtsverwaltung eigene Status anzulegen, zum Beispiel für Beschlüsse, CRQs oder um offene Punkte farblich zu kennzeichnen (Rot, Orange, Grün).

Diese Flexibilität in der Statusvergabe erleichtert es, den Überblick über die Bearbeitungszustände verschiedener Punkte zu behalten und den Projektfortschritt effektiv zu dokumentieren.

Protokollsortierung ermöglicht Ihnen, die Punkte im Protokoll innerhalb eines Kapitels frei zu sortieren oder einfach in ein anderes Kapitel zu verschieben.
Um die Protokollsortierung zu öffnen, navigieren Sie in der oberen Menüleiste unter "Protokollwerkzeuge" in der "Protokollverwaltung" zur "Protokollsortierung".

Im Dropdown-Menü der Protokollsortierung haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:

• Nach Punktnummer: Hier ermöglicht Ihnen die Funktion, einen Punkt nachträglich einem gewünschten Kapitel zuzuordnen durch Kapitelsortierung.
  

  

• Nach Kapitel: Hier können Sie Punkte mittels Drag & Drop zu einem anderen Kapitel verschieben.
  

  

• Freie Sortierung innerhalb eines Kapitels: Hier können Punkte innerhalb eines Kapitels mittels Drag & Drop frei sortiert werden.
  

  

Die Kommentarfunktion in PROMAN ermöglicht interne Kommunikation und Feedback direkt im Bericht, ohne dass diese im Ausdruck erscheinen. 
Benutzer können, unabhängig von ihren Rechten, Kommentare zu Berichtspunkten hinterlassen, was den Austausch innerhalb des Teams auch für reine Lesezugriffe ermöglicht. 
Eine Kommentarübersicht erleichtert den Zugriff auf alle Diskussionen und Feedbacks zu den Punkten, optimiert die interne Kommunikation und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen berücksichtigt werden, ohne im finalen Dokument aufzutauchen.

• Über das Kreismenü direkt am Punkt können Sie die Option "Kommentare" auswählen, um Kommentare zu diesem spezifischen Punkt zu öffnen und zu hinterlassen.
  

  

• In unserem Beispiel hinterlässt User1 ein Kommentar zum Punkt 001.002.
  

  

• User2 öffnet PROMAN und denselben Bericht. Er erhält eine Benachrichtigung mit einem Ausrufezeichen (!) in der oberen Menüleiste, die ihn darauf hinweist, dass ungelesene Kommentare im Bericht vorhanden sind.
  

  

• Hier können Sie auch direkt zum neuen Kommentar navigieren oder die Kommentarübersicht öffnen.
  Neben dem Punkt sieht User1 ebenfalls ein Kommentarsymbol, das ihn benachrichtigt, dass ein Kommentar hinterlassen wurde.
  

  

  
  

  

• Die Kommentarübersicht zeigt Ihnen den gesamten Kommunikationsaustausch zwischen User1 und User2.
  

  

• Zum Kommentar können Sie auch Bilder oder PDF-Anhänge hinzufügen. Dies hinterlässt ein Bild- und Anhangsymbol.
  

  

  
  

  

Ein Unterpunkt kann erstellt werden, indem Sie im Punkt-Kreismenü (durch Rechtsklick auf einen Punkt) die Option „Neu“ wählen und dann „Neuer Unterpunkt zu diesem Punkt“ auswählen.

Sie können zu jedem Hauptpunkt Unterpunkte hinzufügen.

• Unterpunkte sind direkt einem Hauptpunkt zugehörig und folgen einer spezifischen Nummerierungslogik, die sich aus der Kombination der Hauptpunktnummer und einem fortlaufenden Buchstaben zusammensetzt. Zum Beispiel, wenn der Hauptpunkt die Nummer 001.003 hat, wird der erste Unterpunkt als 001.003.a gekennzeichnet, der darauf folgende als 001.003.b, und dieser Ablauf setzt sich fort für weitere Unterpunkt

  

Der Status von Unterpunkten kann unabhängig vom Hauptpunkt festgelegt werden. Das bedeutet, dass ein Hauptpunkt als "offen" bleiben kann, während gleichzeitig einzelne Unterpunkte als "erledigt" markiert werden.

• Wenn Sie den Hauptpunkt auf "erledigt" setzen, werden automatisch alle zugehörigen Unterpunkte ebenfalls als "erledigt" markiert.
  

  

Die Punktnummer ist eine fortlaufende Kennzeichnung innerhalb eines Berichts und zugleich einzigartig für jede Berichtsammlung.

Sie setzt sich zusammen aus der Berichtnummer (1) und dem Punkt-Code (2), was eine klare Zuordnung und Nachverfolgung der Besprechungspunkte ermöglicht.

In der Protokollansicht können Sie direkt unter dem Deckblatt die Protokollpunkte bearbeiten. Unser Beispiel zeigt bereits vorhandene Kapitel, die aus dem Beispielprojekt übernommen wurden (siehe Kapitel "Erstellen").

• Ein Punkt im Kapitel "Allgemeines" lässt sich durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die Kapitelüberschrift anlegen (1).

• Die Bearbeitung einer Punkt-Kurzform (Punkt-Überschrift) (1) oder eines Punkt-Inhalts (2) erfolgt einfach durch einen Linksklick.

• Dies gilt auch für die Auswahl des Punkt-Status (3).

• Der Status bestimmt, ob ein Punkt in den nächsten Bericht übernommen wird. Eine offene Aufgabe wird, wie in der Beschreibung rechts neben dem Status angegeben, in den folgenden Bericht übertragen. 
  Eine erledigte Aufgabe erscheint hingegen noch im aktuellen Protokoll, wird aber nicht in das nächste Protokoll aufgenommen. Dadurch organisiert sich Ihr Protokoll selbstständig, und Sie müssen erledigte Punkte nicht manuell löschen.
• Zuständige Personen können festgelegt werden, indem der gewünschte Mitarbeiter aus dem Projektadressbuch in den Punkt gezogen wird.

• Nachdem ein Zuständiger hinzugefügt wurde, kann auch ein Fertigstellungsdatum festgelegt werden, indem auf das Datumfeld (1) rechts von der angezeigten Person geklickt wird.

Mit der Schaltfläche „Firma erstellen“ im Werkzeugkasten wird eine neue Firma hinzugefügt

Die Kurzform ermöglicht einen platzsparenden Ausdruck von Firmenbezeichnungen und Personen. Auch externe Firmen oder Personen können anhand der Kurzform erkennen, um wen oder was es sich handelt.

Beispiele:

• Name: Roland Pezzei, Kurzform: Pezzei
• Firma: PROMAN Software GmbH, Kurzform: PROMAN

Funktionen werden oft genutzt, um die Aufgaben und Zuständigkeiten von Firmen und Mitarbeitern darzustellen.

Das Erstellen (1) und Bearbeiten von Funktionen ist sowohl aus der zentralen als auch aus der Adressenverwaltung im Projekt leicht möglich.

Durch Funktionen ist auch eine gezielte Suche und Auswertung möglich:

• Offene Aufgaben, wie die eines Elektrikers, können gefunden werden.
• Funktionen werden sowohl in Kurz- als auch in Langform angelegt (2).
• Über die Funktion kann jeder Person im Projekt eine spezifische Rolle zugewiesen werden.
• Funktionen können stillgelegt (3) sowie ausgeblendet oder eingeblendet werden (4).

• Funktionen lassen sich als Excel-Datei exportieren (1).
• Für den Import von Funktionen (2) wählen Sie die entsprechende Datei aus (3), legen Sie die Spalten für Kurz- und Langform fest (4) und starten Sie anschließend den Import (5).
• Werden stillgelegte Funktionen ausgeblendet, erscheinen diese nicht im Export (6).
• Der Import und Export von Funktionen ist sowohl zentral als auch projektbezogen durchführbar. Attribute im Projekt-Adressbuch lassen sich aus anderen Projekten kopieren (7).

Attribute können projektbezogen oder zentral für Mitarbeiter, Firmen und Berichtspunkte über Menü>Werkzeug angelegt werden. In den Masken Firma/Mitarbeiter erstellen/bearbeiten können Sie diese direkt zuweisen.

• Wählen Sie „Neues Attribut“, um zur Maske zu gelangen, in dem Sie Ihre Attribute erstellen können (1)
• Legen Sie die gewünschte Kurz- und Langform fest (2)
• Sie können verschiedene Typen von Attributen anlegen: Liste, Editierbare Liste, Ganzzahl, Ja/Nein, etc. (2)
• Es kann definiert werden, ob das Attribut Firmen und/oder Mitarbeiter zugeteilt werden kann. Entsprechend erscheint das Attribut in den Erstell- und Bearbeitungsmasken für Firmen und Mitarbeiter auf (3)
• Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch „Hinzufügen“(4)

Die Werte der Attribute des Typs Liste, Editierbare Liste und Liste von Schlüssel/Wert-Paaren können über Excel importiert und exportiert werden.

• Import (1): wählen Sie die zu importierende Datei (2). Definieren Sie die Spalte für Kurz- und Langform (3) und Importieren die Daten (4)
• Export (5):  bei Klick auf Export öffnet sich Ihr Explorer. Nach Auswahl des Speicherortes wird ein Excel-File mit den Attributen abgelegt
• Dies ist zentral als auch projektbezogen möglich.
• Attribute können im Projekt-Adressbuch aus anderen Projekten kopiert werden (6)
• Blenden Sie stillgelegte Attribute aus, so werden diese beim Export nicht angezeigt (7)

Mittels drag&drop oder der Funktion „Mitarbeiter kopieren“ im Menü können Sie Mitarbeiter in ein anderes Unternehmen kopieren. Der vervielfältigte Datensatz wird dabei nicht gelöscht.

• Ziehen Sie mit der Maus den Mitarbeiter der kopiert werden soll aus der zentralen oder projektbezogenen Adressenverwaltung in das Feld “Daten kopieren von:” (1)
• Ergänzen Sie weiters die Ziel-Firma mittels drag&drop im Feld “Kopieren nach:” (2)
• Klicken Sie auf “Kopieren ausführen” (3), um die Abfrage zu starten, welche Daten mitkopiert werden sollen (4)
• Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit “OK”. (5)

Das Filter Panel (1) stellt sowohl zentral als auch in spezifischen Projekten einen benutzerdefinierten Filter zur Verfügung. Dieser ermöglicht es Ihnen, Ihre Suche anhand zusätzlicher Kriterien wie PLZ, Attribut oder Abteilung zu verfeinern und die Suchergebnisse zu exportieren.

• Wählen Sie Ihre gewünschten Suchkriterien aus.
• Mit einem Klick auf „Benutzerdefinierte Suche starten“ beginnen Sie den Suchvorgang (2).
• Falls Sie innerhalb einer Kategorie, wie zum Beispiel der Firma, mehrere Kriterien ausgewählt haben, können Sie mit der Option „Beliebiger Filter zutreffend“ (3) festlegen, ob alle oder nur eines der Kriterien für das Suchergebnis relevant sein sollen.

• Ihr Suchergebnis können Sie als Excel exportieren

Adressen werden benötigt für:

• Teilnehmer Liste am Deckblatt (1)
• Zuständigkeit bei Punkten - Verantwortliche (2)
• Hauptverantwortliche (3)
• Leiter und Verfasser des Projekts und der Protokolle (4)

Mitarbeiter und Firmen lassen sich aus dem Zentralen Adressbuch auf zwei Arten ins Projekt-Adressbuch übertragen:

• (1) Durch einen Rechtsklick und die Auswahl von „Zu Projekt hinzufügen“ können Sie die gewünschten Einträge direkt in das Projekt-Adressbuch kopieren.
• (2) Alternativ ist es möglich, die Einträge per Drag-and-Drop ins Projekt-Adressbuch zu ziehen.

Die aus dem Zentralen Adressbuch in Ihr Projekt übertragenen Firmen und Mitarbeiter werden mit einigen Besonderheiten angezeigt:

• Diese Einträge erscheinen, abgesehen von den Attributen und der Angabe „Nebenstandort von“, ausgegraut und sind auf den Seiten mit Check-Boxen (1) versehen. Dies zeigt an, dass es sich um Standardinformationen aus dem Zentralen Adressbuch handelt.
• Sie können diese Check-Boxen deaktivieren (2), um projektbezogene Anpassungen an den Daten vorzunehmen. Änderungen, die Sie auf diese Weise vornehmen, gelten nur für das aktuelle Projekt.
• Mit der Schaltfläche „Wechsel zu Zentral“ (3) haben Sie die Möglichkeit, direkt Änderungen im Zentralen Adressbuch vorzunehmen, falls dies erforderlich sein sollte.

Im Projekt-Adressbuch lässt sich die Reihenfolge der Projektpartner über die Menüleiste unter "Adressbuch-Werkzeuge" festlegen. Nutzen Sie hierfür die Schaltfläche „Sortierung bearbeiten“ (1)

Die im Projekt-Adressbuch vorgenommene Sortierung gilt für das gesamte Projekt, einschließlich der Teilnehmerlisten:

• Durch einen Klick auf den Namen einer Spalte können Sie die Sortierung entweder aufsteigend oder absteigend anpassen (2).
• Die Sortiernummer lässt sich manuell bearbeiten, um eine individuelle Reihenfolge zu erstellen (3). Zusätzlich können Mitarbeiter mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position in der Liste verschoben werden. Bei Bedarf können Sie die Sortierung jederzeit auf die Standardsortierung zurücksetzen. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, die Sortierung direkt im Bericht zu überschreiben.

Innerhalb der Punkte und Verteiler eines Projekts können Sie einen Mitarbeiter durch einen anderen projektbezogenen Mitarbeiter ersetzen. Diese Ersetzung wirkt sich auf das gesamte Projekt aus und betrifft alle Teilnehmerlisten sowie die Verantwortlichen für einzelne Punkte.

Um einen Mitarbeiter zu ersetzen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie im Projekt-Adressbuch über die Menüleiste die Funktion „Mitarbeiter ersetzen“ (1).

• Ziehen Sie den zu ersetzenden Mitarbeiter aus dem Projekt-Adressbuch in das dafür vorgesehene Feld (2).
• Fügen Sie den Mitarbeiter hinzu, der ihn ersetzen soll (3).
• Klicken Sie abschließend auf „Ersetzen ausführen“, um den Vorgang abzuschließen (4).

Mitarbeiter, die nicht mehr im Projekt aktiv sind, können im Projekt stillgelegt werden. Dies geschieht durch einen Klick auf das Schlosssymbol (1), womit Mitarbeiter stillgelegt und bei Bedarf wieder aktiviert werden können.

• Mittels desselben Schlosssymbols (2) können stillgelegte Mitarbeiter ein- und ausgeblendet werden.
• Diese Funktion der Stilllegung ist auch auf bestimmte Rollen oder Funktionen innerhalb des Projekts anwendbar.

• Unter „Projekt-Attribute“ (1) finden Sie Einstellungen, die sich spezifisch auf das aktuelle Projekt beziehen.

• Die „Zentralen-Attribute“ (2) hingegen umfassen Einstellungen, die projektübergreifend gelten.

• Mit der Schaltfläche „Neues Attribut“ (1) wir die Bearbeitungsmaske zum Erstellen neuer Attribute geöffnet

• Fügen Sie die Bezeichnung für Kurz- und Langform des Attributs ein (1).
• Um ein Attribut einem Punkt zuzuweisen, stellen Sie sicher, dass es vom Typ Schlüssel/Wert-Paar ist (2).
• Geben Sie die Werte des Schlüssel/Wert-Paares ein und klicken Sie auf „Zur Liste hinzufügen“, um den Wert zu ergänzen (3).
• Erlauben Sie das Hinzufügen des Attributes zu einem Punkt, indem Sie die entsprechende Checkbox aktivieren (4).
• Beachten Sie, dass Attribute in Kurz- und/oder Langform ausgedruckt werden können (5).
• Erstellen Sie das Attribut mit der Option „Attribut erstellen“ (6).

Die Zuweisung von Attributen zu Punkten erfolgt über das Kreismenü:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Punkt, wählen Sie „Punktdaten“ (1) und dann „Attribute“ (2) aus, um die Attribute dem ausgewählten Punkt zuzuweisen.
  

  

  
  

  

In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit, die zuvor erstellten Attribute einem Punkt zuzuweisen.

Bevor Sie dies tun, müssen Sie die bereits erstellten Attribute hinzufügen.

Attribute in PromanX sind frei definierbare Schlagworte, die dazu dienen, Informationen präzise und effizient zu organisieren. Sie bieten folgende Funktionen:

• Individuelle Zuordnung: Attribute können jedem Punkt innerhalb von PromanX zugeordnet werden, um spezifische Informationen oder Kategorien hervorzuheben.
• Optionale Sichtbarkeit im Ausdruck: Sie können wählen, ob diese Attribute im gedruckten Bericht erscheinen sollen. Dies ist nützlich, um dem Leser wichtige Informationen deutlich zu machen.
• Erleichterte Suche: Mit Attributen in PromanX können Sie schnell und einfach nach spezifischen Punkten suchen, wie beispielsweise allen Einträgen, die sich auf Mehrkosten beziehen oder eine bestimmte Schadensnummer haben.
• Erstellung gefilterter Berichte: Sie ermöglichen das Erstellen von Berichten, die auf bestimmten Kriterien basieren, wie etwa einer Liste von Beschlüssen, die sich nur auf bestimmte Attribute beziehen.

In der E-Mail-Versandmaske bietet Proman die zusätzliche Funktion, gefilterte E-Mails zu erstellen. 
Diese Funktion ermöglicht es, PDF-Dokumente zu generieren, die ausschließlich die Punkte enthalten, für die ein bestimmter verantwortlicher Mitarbeiter zuständig ist. Diese maßgeschneiderte Option erleichtert die gezielte Kommunikation und stellt sicher, dass Mitarbeiter nur die für sie relevanten Informationen erhalten. 

Über Checkboxen können Sie die verantwortlichen Mitarbeiter auswählen, für die ein spezifisches PDF-Dokument für den E-Mail-Versand erstellt werden soll.

In unserem Beispiel resultiert dies in drei unterschiedlichen PDF-Dokumenten und entsprechend drei verschiedenen E-Mails. 
Jede E-Mail enthält dabei ausschließlich die Punkte, die den jeweils ausgewählten verantwortlichen Mitarbeitern zugeordnet sind. Diese Funktionalität ermöglicht eine präzise und effektive Verteilung der relevanten Informationen an die zuständigen Teammitglieder.

Proman-Berichte lassen sich in den Formaten PDF, RTF oder XLS ausdrucken. Zusätzlich bietet Proman die Möglichkeit, eine E-Mail direkt im System zu generieren, die Sie anschließend mit Ihrem E-Mail-Client versenden können.

Während die Protokollansicht geöffnet ist, finden Sie die Option „Bericht drucken“ in den Protokoll-Werkzeugen in der oberen Menüleiste.

Wählen Sie das gewünschte Format für den Druck aus – PDF, RTF oder XLSX – und bestimmen Sie auch den Speicherpfad für Ihr Dokument.

In der Maske für den E-Mail-Versand bietet Proman verschiedene Optionen, um den Bericht effektiv zu versenden:

• Wählen Sie unter (1) den Speicherpfad für den PDF-Ausdruck Ihrer Berichtskopie. Wenn Sie kein permanentes Speichern benötigen, können Sie das PDF auch nur temporär ablegen.
• Mit (2) haben Sie die Möglichkeit, freien Text zu wählen und den Inhalt Ihrer Vorlage zu bearbeiten.
• Der E-Mail-Betreff lässt sich unter (3) individuell anpassen.
• Vorhandene Textblockvorlagen können per Drag & Drop in das E-Mail-Fenster gezogen werden, um sie in Ihrer Nachricht zu verwenden.

Für den Versand Ihrer E-Mail gibt es zwei Optionen:

• (5) Direkt senden ermöglicht den unmittelbaren Versand der E-Mail, vorausgesetzt, Proman ist mit Ihrem E-Mail-Client verbunden.
• (6) E-Mail öffnen zeigt die E-Mail in Ihrem E-Mail-Client zur Überprüfung, bevor sie versendet wird.

Auswertungstool Öffnen 
Beginnen Sie in PROMAN unter "Werkzeug > Suche und Auswertung". Auf der rechten Seite wird das "Auswertungs Werkzeug" angezeigt, wo Sie "Punkte filtern" auswählen können.

Filter Setzen 
Im Auswertungstool haben Sie die Möglichkeit, diverse Filter zu setzen.

Zum Beispiel den Filter "Status" → "erledigt".

Auswertung Starten Nach Festlegung der Filter klicken Sie auf "Starte Auswertung". PromanX führt nun eine Auswertung aller Punkte mit dem Status "erledigt" im aktuellen Bericht durch.

PromanX führt eine Auswertung aller Punkte durch, die im aktuellen Bericht den Status „erledigt“ haben.

Historische Punkte Einbeziehen Um die Auswertung auf frühere Berichte zu erweitern, sollte die Option "Auswahl auch in historischen Punkten suchen" aktiviert werden. PromanX inkludiert daraufhin auch alle vorherigen Berichte in die Suche.

PromanX erweitert die Suche nun auf alle vorherigen Berichte:

Weitere Filteroptionen Zusätzliche Filtermöglichkeiten umfassen:

In den allgemeinen Einstellungen für Punkte (1) lässt sich das Layout des Punktcodes individuell anpassen (2). Diese Flexibilität ermöglicht es, den Punktecode entsprechend Ihrer Dokumentationsanforderungen zu formatieren, beispielsweise durch unterschiedliche Darstellungsarten des Kreises oder der Kapitelkurzbezeichnung.Die Anpassung des Punktcodes trägt zur klareren Strukturierung und leichteren Orientierung innerhalb Ihrer Berichte bei.

Berichtsammlung Kurzbezeichnung:

Kapitel Kurzform:

Für eine optimierte Dokumentation und Präsentation Ihrer Berichte ermöglicht PROMAN individuelle Einstellungen bezüglich des Inhalts und der Struktur Ihrer Dokumente, wie folgt dargestellt:

• Berichtsinhalt-Einstellungen / Kapitel & Punkte (1)
  

  

• Inhaltsverzeichnis aller Kapitel drucken (2): Ermöglicht eine vollständige Übersicht über die Kapitelstruktur am Beginn des Berichts.
  

  

  
  Das Inhaltsverzeichnis erscheint nur im Ausdruck, nicht in der digitalen Protokollansicht, und bietet eine klare Übersicht für gedruckte Dokumente.
• Kapitel ohne Punkte drucken (3): Auch Kapitel ohne spezifische Unterpunkte werden für eine vollständige Darstellung aufgeführt.
• Kapitel auf neuer Seite drucken (4): Für eine klare Gliederung beginnt jedes Kapitel auf einer neuen Seite, ausgenommen sind Unterkapitel.

Diese Einstellungen unterstützen eine maßgeschneiderte Berichterstellung, die sich nahtlos in die Gesamtstruktur Ihres Projektdokumentationsprozesses einfügt, dabei die Klarheit bewahrt und die Lesbarkeit verbessert.

• Sortierung der Punkte nach Punktnummer oder nach Kapitel (5): Bietet Flexibilität in der Anordnung der Inhalte, entweder sequenziell nach Nummerierung oder gruppiert nach Kapiteln.
  Anmerkung: Bei der Sortierung nach Punktnummer werden die Kapitel nicht gedruckt

Nach Punktnummer:

Nach Kapitel:

In den Einstellungen für Betroffene und Verantwortliche (1) können Sie genau definieren, wie diese Personen in Ihren Berichten repräsentiert werden.

Sie haben die Möglichkeit, die Anrede der Verantwortlichen anzupassen (2) und zu entscheiden, ob bei der Darstellung die Person, die Firma oder deren Funktion hervorgehoben wird (3).

Für die Langform ist die Auswahl auf Person oder Firma beschränkt. Zusätzlich lässt sich definieren, wie der Hauptverantwortliche visuell markiert wird – ob durch einen Pfeil, ein Häkchen, einen Stern oder durch Fettdruck (4), um eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten zu gewährleisten.

Laut Eintrag im Punkt:

Person & Funktion:

Punkt-Einstellungen / Druck (1)

• Protokoll am Deckblatt beginnen (2)
• Punkte die keinen Inhalt haben werden nicht gedruckt (3)
• Legt fest wie viele Inhalte der Punkthistorie gedruckt werden (4) z.B: die letzten drei Inhalte
• Neue Punkt-Inhalte hervorheben (5) (Beispiel in Kapitel 14.6)

In den Druckeinstellungen für Protokollpunkte (1) haben Sie die Kontrolle über die Darstellung Ihrer Berichte. 

Sie können wählen, dass das Protokoll direkt auf dem Deckblatt beginnt (2), und festlegen, dass Punkte ohne Inhalt nicht im Ausdruck erscheinen (3). 

Zudem lässt sich bestimmen, wie umfangreich die Historie der Punkte dargestellt wird, beispielsweise durch das Ausdrucken der letzten drei Inhalte (4). 
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, neue Inhalte innerhalb eines Punktes im Ausdruck besonders hervorzuheben (5), um Änderungen oder Aktualisierungen deutlich zu machen.

In den Termin Einstellungen (1) können Sie festlegen, dass überfällige oder aktuell fällige Termine in Ihren Berichten farblich markiert werden (2). Diese visuelle Unterscheidung erleichtert das Erkennen von Prioritäten und Fristen auf einen Blick.

Innerhalb der Punkt-Einstellungen zum Status (1) bieten sich vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Anpassung. 

Sie können sowohl den Anzeigetext als auch das Layout jedes Status nach Ihren Bedürfnissen gestalten (2). Das Hinzufügen eines eigenen Status ist durch einen Klick in die unterste, leere Zeile möglich (3), was Ihnen erlaubt, spezifische Bezeichnungen wie "Beschluss", "CRQ" oder "Festlegung" einzuführen oder Status mit Ampelfarben (Rot, Orange, Grün) zu visualisieren. Sie entscheiden zudem über die Checkboxen (5), welche Statustypen in den Ausdrucken erscheinen sollen, wobei im Ausdruck stets der Anzeigetext der Status verwendet wird.

Jeder Berichtssammlung können über den Berichtsammlungs-Manager (1) Druckeinstellungen zugeordnet werden. Damit können z.B. Aktennotizen anders als Baubesprechungen ausgedruckt werden.

• Die verschiedenen Einstellungsbereiche des Berichtsammlungs-Managers können über das Menü auf der rechten Seite ausgewählt werden (1).
  

  

• Einstellungen können unabhängig vom Projekt von anderen Berichtsammlungen übernommen werden (2)

1. Allgemein

2. Präsenzmonitor

3. Datenbankverwaltung
     2.1. Importierte und exportierte Dokumente

4. Benutzer & Gruppen
     3.1. Benutzer erstellen
     3.2. Benutzergruppe erstellen
     3.3. Benutzer einer Gruppe zuweisen, Benutzer aus einer Gruppe entfernen
     3.4. Benutzer & Benutzerlizenz offline setzen
     3.5. Single Sign-On über Windows und Windows-Gruppen

5. Rechteverwaltung
     4.1. Zentrale Rechte von Benutzern und Benutzergruppen
     4.2. Projektbezogene Rechte von Benutzern

6. Laptop & Mobil

7. Standardprojekt und Berichtsammlung

Dieses Dokument beschreibt die Funktionen der PROMANX Administration
Die Administration beinhaltet folgende Bereiche:

• Eine Übersicht der Useraktivitäten wie deren letzter Check-In

• Die Verbindungseinrichtung und Testen der Verbindung zur SQL-Datenbank

• Die Verwaltungen von Usern und Gruppen

• Die Rechteverwaltung der User und Gruppen

• Eine Übersicht der Projekte die sich im Laptop/Offline-Modus befinden

• Die Definition von Standardvorlagen für Projekt und Berichtsammlung

Im Präsenz Monitor (1) findet sich eine Auflistung der PROMAN User (2), deren letzten Programmstart (3) sowie Lizenztyp (4).

Im Bereich Datenbank Management (1) kann die Verbindung zur SQL-Datenbank eingerichtet werden. Über die Schaltfläche Verbindung bearbeiten (2) können die Zugangsdaten zur SQL-Instanz, Datenbank, Benutzer und Passwort angepasst werden. Danach empfiehlt es sich zu überprüfen, ob eine Verbindung zur SQL-Datenbank hergestellt werden kann (3).
Falls der Verbindungstest fehlschlägt, müssen gegebenenfalls noch Einstellungen an der Firewall oder
der SQL-Instanz angepasst werden.

Bei einer leeren SQL-Datenbank öffnet sich nach dem Starten des Besprechungsberichts eine Maske in der ein neuen Projekt angelegt werden kann. Ein Beispielprojekt wird gerne vom PROMAN Support-Team bereitgestellt.

Um einen neuen User anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „User hinzufügen“ (4) und geben Sie in der Folgemaske (5) den Usernamen und optional das Passwort des Users an. 

Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Gruppe hinzufügen“ (1) und geben in der Folgemaske (2) den Namen der Usergruppe an. 

Um einen User einer Gruppe zuzuweisen kann dieser per drag&drop in die Gruppe gezogen werden. Anschließend kann die Gruppe aufgeklappt werden (1) um anzuzeigen welche User ihr zugewiesen sind. 

Soll ein User aus einer Gruppe entfernt werden wählen Sie diesen aus (2) und klicken anschließend auf die Schaltfläche „User aus Gruppe entfernen“ (3)

Mit der Windows Authentifizierung (1) erfolgt die Useranmeldung beim Programmstartet anhand Windows Users. 

Bei dieser Option wird keine Passworteingabe benötigt. Es können auch Usergruppen aus dem Active Directory (2) als Usergruppen in PROMAN übernommen werden. 

Im Bereich User & Gruppen (1) können die PROMAN-User (2) und deren Gruppen (3) verwaltet werden.

Die Rechte für User und Gruppen (1) können über die jeweiligen Checkboxen (2) für die einzelnen Bereiche wie Projekt erstellen, Projekt löschen, usw. definiert werden, oder den Standardrechten (3) angepasst werden.

Die Projektinternen Rechte können für jedes Projekt (1) spezifisch für User und Gruppe (2) in den einzelnen Bereichen (3) wie Inhalte erstellen, bearbeiten usw. angepasst werden. Bei Bedarf kann ein Projekt für bestimmte User und Gruppen ausgeblendet werden.

Nach der Auswahl eines Projekts (1) kann ein Projektrecht für einen User oder Gruppe (2) hinzugefügt und deren Rechte im Projekt angepasst werden (3)

Bei Bedarf können die Rechte auf für einzelne Berichtsammlungen angepasst werden.

Nach der Auswahl einer Berichtsammlung (1) kann ein Projektrecht für einen User oder Gruppe (2) hinzugefügt und die Rechte in der Berichtsammlung (3) angepasst werden.

Die Rechtesteuerung (1) gliedert sich in zwei Bereiche, die Zentrale Rechtesteuerung (2) der User und Usergruppe und die projektbezogene Rechtesteuerung (3).

In diesem Bereich können ein Projekt (1) sowie eine Berichtsammlung definiert (2) werden deren Einstellungen automatisch als Standardvorlage herangezogen werden, wenn ein neues Projekt oder Berichtsammlung angelegt wird. 

Die Drag & Drop-Funktionalität in Proman erleichtert das Einfügen von Dateien in Projekte. Es gibt jedoch Unterschiede in der Handhabung, je nachdem ob Proman lokal auf Ihrem Rechner installiert ist oder über Remote-Desktop verwendet wird.

Nutzung von Proman auf dem lokalen Rechner:
       Bei einer lokalen Installation von Proman können Sie Dateien per Drag & Drop direkt in das Proman-Fenster ziehen.
       Beispiel: Ein Firmenlogo aus einem Ordner kann direkt in das vorgesehene Feld in Proman gezogen werden.
       Unterstützte Formate sind unter anderem jpg, gif und png.

Nutzung von Proman über Remote-Desktop:
       Bei einer Verbindung über Remote-Desktop ist die Drag & Drop-Funktion aus technischen Gründen nicht verfügbar.
       Als Alternative verwenden Sie bitte die Zwischenablage: Kopieren Sie die gewünschte Datei und fügen Sie sie in Proman über das Kontextmenü (Rechtsklick → Zwischenablage → „Einfügen“) ein.

Allgemeine Hinweise:

   Die Verfügbarkeit und Funktionsweise der Drag & Drop-Funktion hängt von der spezifischen Proman-Produktversion ab, die Sie verwenden. Bitte prüfen Sie Ihre Produktversion, um die korrekte Nutzungsmethode zu bestimmen.
   Bei Fragen oder Unsicherheiten zur Nutzung von Proman können Sie sich jederzeit an unser Support-Team wenden.

1. Wie erstellt man ein neues Projekt?

• Wählen Sie in der Menüleiste „Datei“, dann „Neu“ und anschließend „Projekt“. Geben Sie dem Projekt eine Kurz- und eine Langbezeichnung.

2. Wie verwaltet man Adressen?

• PromanX bietet ein zentrales Adressbuch, in dem Firmen und Mitarbeiter hinzugefügt oder bearbeitet werden können, um eine einfache Verwaltung von Kontaktdaten zu ermöglichen.

3. Wie fügt man Kommentare zu einem Bericht hinzu?

• Über das Kreismenü direkt bei dem jeweiligen Punkt kann „Kommentare“ ausgewählt werden, um neue Kommentare zu diesem Punkt zu verfassen und zu hinterlassen.

4. Wie werden Benachrichtigungen über neue Kommentare dargestellt?

• Ein Ausrufezeichen (!) in der oberen Menüleiste signalisiert neue, ungelesene Kommentare im Bericht. Ein Kommentarsymbol neben dem Punkt weist ebenfalls auf neue Kommentare hin.

5. Kann man zu Kommentaren Bilder oder PDFs hinzufügen?

• Ja, es ist möglich, Kommentaren Bilder oder PDF-Anhänge hinzuzufügen. Dies wird durch ein Bild- und Anhangsymbol neben dem Kommentar angezeigt.

6. Wie kann man die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern einsehen?

• Die Kommentarübersicht gibt einen Gesamtüberblick über den Austausch zwischen den Teammitgliedern. Hier kann man direkt zu neuen Kommentaren navigieren oder die Übersicht öffnen.

7. Was sollte man tun, wenn man Hilfe benötigt?

• Bei technischen Problemen oder Fragen wenden Sie sich bitte an das PROMAN Support Team per E-Mail oder Telefon.

8. Wie passt man die Druckeinstellungen für Berichte an?

• Im Berichtsammlungs-Manager können individuelle Druckeinstellungen vorgenommen werden, um das Layout, die Kapitel, Punkte und weitere Elemente des Berichts anzupassen.

9. Wie legt man ein Projektlogo fest?

• In den Projekteinstellungen können Sie unter „Projekt verwalten“ das Projektlogo hinzufügen. Wählen Sie „Bild laden“, um Ihr Logo einzufügen und anzupassen.

10. Wie kann man den Status eines Punktes ändern?

• Im Protokollansicht können Sie den Status eines Punktes durch Auswahl des aktuellen Status und Änderung auf den gewünschten neuen Status aktualisieren.

11. Was ist der Unterschied zwischen zentralen und projektbezogenen Adressen?

• Zentrale Adressen sind für alle Projekte verfügbar und projektübergreifend. Projektbezogene Adressen sind nur innerhalb eines spezifischen Projekts sichtbar und verwendbar.

12. Wie stellt man sicher, dass alle Teammitglieder aktuelle Informationen erhalten?

• Durch die regelmäßige Aktualisierung des Projekts in PromanX und Nutzung der Kommentar- und Benachrichtigungsfunktionen können Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind.

Mit einem Rechtsklick öffnen Sie das Kreismenü, welches Ihnen Zugriff auf erweiterte Einstellungsmöglichkeiten für verschiedene Elemente in der Protokollansicht bietet.

• Durch einen Rechtsklick auf einen Punkt können Sie spezifische Optionen für diesen Bereich aufrufen.

• Durch einen Rechtsklick auf die Teilnehmer- oder Verteilerliste öffnen Sie ein Kontextmenü, das Ihnen verschiedene Bearbeitungsoptionen für die Liste bietet.

• Ein Rechtsklick auf das Deckblatt ermöglicht den Zugriff auf ein Kontextmenü, das spezielle Einstellungen und Optionen für die Gestaltung des Deckblatts bietet.

• Ein Rechtsklick direkt auf ein Kapitel öffnet das Kreismenü, das Ihnen die Möglichkeit bietet, einen neuen Punkt innerhalb dieses Kapitels anzulegen.