Im Projektauswahl-Menü können Sie Projekte besonders schnell finden und übersichtlich anzeigen lassen. 
Sie können Projekte als Favoriten markieren und die Liste bei Bedarf nach Favoriten filtern. Zusätzlich steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der Sie Projekte schnell finden können.

Im Projektauswahl-Menü können Sie schnell und unkompliziert zwischen bestehenden Projekten wechseln oder ein neues Projekt erstellen.

Über die Schaltfläche „Projekt auswählen …“ öffnet sich eine Liste aller verfügbaren Projekte. Mit einem Klick auf ein Projekt wird dieses direkt geöffnet.

Wenn Sie ein neues Projekt anlegen möchten, wählen Sie die Option „Neues Projekt“.
Darunter werden alle vorhandenen Projekte angezeigt und können bei Bedarf über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden.

Ordner dienen der groben Strukturierung Ihres Projekts (z. B. nach Themen, Bereichen oder Besprechungsarten). 
In Ordnern werden die zugehörigen Berichtssammlungen zusammengefasst.

Eine Berichtssammlung verbindet mehrere Berichte, die thematisch zusammengehören (z. B. „Baubesprechung“, „Jour fixe“). 
Über die Berichtssammlung steigen Sie in die Verwaltung ein (Kapitel pflegen, neue Berichte erstellen usw.).

Innerhalb einer Berichtssammlung werden die einzelnen Berichte erstellt und gepflegt. Ein Bericht bildet das eigentliche Protokoll und ist in Kapitel und Punkte unterteilt. 
Kapitel dienen als Abschnittsüberschriften; Punkte enthalten die konkreten Inhalte, Aufgaben oder Informationen.

Die Projektstruktur hilft Ihnen dabei, Protokolle im Projekt übersichtlich zu organisieren. Sie besteht aus Ordnern, in denen Berichtssammlungen abgelegt werden. 
Innerhalb einer Berichtssammlung werden die einzelnen Berichte geführt, die anschließend in Kapitel und Punkte gegliedert sind.

Sie können jederzeit beliebig viele Ordner und Berichtssammlungen anlegen. Es ist nicht notwendig, ausschließlich die Struktur aus dem Vorlagen-Projekt zu verwenden.

Kapitel können über das + Symbol schnell erstellt und über das – Symbol gelöscht werden. Ein Kapitel kann nur gelöscht werden, wenn es keine Punkte enthält.

Über die Pfeilsymbole können Sie Kapitel verschieben oder als Unterkapitel einem übergeordneten Kapitel zuordnen.

Alle Kapitel erscheinen anschließend in der Protokollansicht, wo zu jedem Kapitel eigene Punkte angelegt werden können.
Kapitel besitzen das Pflichtfeld Kurz. Der Kurzname muss jedoch keine Nummer sein – Sie entscheiden selbst, ob Ihre Kapitel nummeriert werden oder nicht.

Um einen neuen Bericht zu erstellen, klicken Sie in der Berichtssammlung auf „Neuen Bericht erstellen“. 
Anschließend öffnet sich die Protokollansicht, in der Sie den Bericht erfassen können. Nach dem Erstellen können Sie den Bericht direkt protokollieren. 

In den Einstellungen der Berichtssammlung können Sie die Berichtssammlung verwalten und bearbeiten, die Berichtssammlung löschen, Kapitel bearbeiten oder neue Kapitel anlegen sowie einen neuen Bericht erstellen. 
Hier können Sie Kapitel bearbeiten oder neu anlegen und anschließend einen neuen Bericht erstellen. Nach dem Klick auf „Neuen Bericht erstellen“ öffnet sich die Protokollansicht, in der Sie den Bericht direkt erfassen können.

Um das Datum im Protokoll zu ändern, klicken Sie direkt auf dem Deckblatt. Dadurch öffnet sich rechts der „Berichtskopf Editor“, in dem Sie den Termin entsprechend auswählen bzw. anpassen können. 
Die Änderung wird anschließend im Bericht übernommen.

Die Felder des Deckblatts – wie Erstelldatum, Sitzungstermin und weitere Angaben – lassen sich mit einem Klick öffnen und bearbeiten.

Über die oberen Schaltflächen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Bericht als PDF exportieren

• E‑Mail erzeugen (mit kompletter Verteilerliste)

• Teilnehmer verwalten

• Punkte laden aus früheren Protokollen (z. B. erledigte oder Info‑Punkte)

• Bericht löschen

• Anzeigeoptionen

• Protokoll‑Suche

• Protokoll-Filter

Mit dem Schalter „Adressbuch“ (oben links) öffnen Sie das Projektadressbuch. 

Wenn Sie „Reihenfolge ändern“ aktivieren, können Sie die Sortierung der Teilnehmerliste anpassen und die Teilnehmer nach den gewünschten Spalten anordnen.

Zusätzlich können Sie die Teilnehmerliste per Drag & Drop neu anordnen und die gewünschte Reihenfolge der Teilnehmer festlegen.

Klicken Sie einfach im Bereich „Teilnehmer / Verteiler“. Dann öffnet sich auf der rechten Seite die Teilnehmeransicht, in der alle aktuellen Teilnehmer angezeigt werden. 
Über die Checkboxen können Sie festlegen, wer anwesend war und wer zur Verteilerliste für den E‑Mail‑Versand gehört.

Einen neuen Punkt legen Sie in der Protokollansicht im gewünschten Kapitel an indem Sie infach auf das + Symbol neben dem Kapitel klicken. 
Nach dem Anlegen öffnet sich der Punkt Editor auf der rechten Seite zur weiteren Bearbeitung.

Ein Punkt kann optional eine Überschrift besitzen.

Bereits vorhandene Punkte können durch einen einfachen Linksklick auf den Inhalt bearbeitet werden:

Jeder Punkt erhält automatisch eine Punktnummer. In einem Endlosprotokoll verfügen Punkte zusätzlich über eine Historie, die alle bisherigen Einträge des Punktes in jedem Protokoll dokumentiert. Ein offener Punkt wird von Protokoll zu Protokoll weitergeführt und bei jedem Bericht um einen neuen historischen Eintrag ergänzt.

In unserem Beispiel gehört der Punkt 001.002 zum Kapitel 07 (Sicherheit). Die Punktnummer setzt sich dabei immer aus zwei Teilen zusammen:

• Berichtsnummer – im Beispiel: 001

• Punktnummer innerhalb des Berichts – im Beispiel: 002

Das bedeutet: Punkt 001.002 wurde im ersten Bericht angelegt und war dort der zweite Punkt.

Da der Punkt den Status offen hat, wird er automatisch von Protokoll zu Protokoll weitergeführt. Im Beispiel existieren drei Historieneinträge (001 & 002), wobei der Eintrag 003 der aktuellste ist und mit einem Klick bearbeitet werden kann.

Ein Punkt kann einem Kapitel zugeordnet werden – muss aber nicht. Sie entscheiden selbst, ob Sie Kapitel verwenden möchten.

Mit einem Rechtsklick auf einen Punkt öffnen Sie das Kontextmenü und erhalten Zugriff auf weitere Einstellungen für den ausgewählten Punkt.

Im Kontextmenü können Sie:

• einen neuen Punkt im gleichen Kapitel erstellen,

• Betroffene aus dem Projektadressbuch hinzufügen oder bearbeiten,

• den Status ändern (z. B. von offen auf erledigt),

• die Kurzform (Punktüberschrift) bearbeiten,

• die Punkt-Historie einsehen und bearbeiten (historische Einträge ein- oder ausblenden),

• sowie weitere Optionen wie Kapitel ändern, Unterpunkt erstellen, Attribute verwalten oder den Punkt löschen.

Mit einem Klick auf ein Bild innerhalb eines Punktes öffnet sich der Bildeditor.

Hier können Sie Bilder bearbeiten, beispielsweise:

• zuschneiden,

• drehen oder spiegeln,

• Anmerkungen hinzufügen (Pfeile, Text, Markierungen),

• Sticker einfügen,

• oder weitere Bildoptimierungen vornehmen.

Nach der Bearbeitung speichern Sie das Bild über Speichern.

Punkte sind die zentralen Inhalte eines Protokolls. Sie werden im Bericht erfasst und können je nach Kapitel strukturiert werden.

Im Projektadressbuch befindet sich rechts oben ein Schalter zum Öffnen des Zentralen Adressbuchs.

Das Zentrale Adressbuch enthält projektübergreifende Firmen und Mitarbeiter. Über die Checkboxen können Sie auswählen, welche Firmen und deren Mitarbeiter in das Projektadressbuch übernommen werden sollen.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, direkt im Projektadressbuch oder im Zentralen Adressbuch neue Firmen und Mitarbeiter anzulegen, bestehende Einträge zu bearbeiten oder zu löschen – über die Schaltflächen im oberen Bereich.

In der Portaloberfläche finden Sie unten links das Projektadressbuch. Mit einem Klick darauf öffnen Sie alle Adressen, die speziell für das aktuell geöffnete Projekt hinterlegt sind.

Die erzeugte Auswertung kann anschließend als PDF oder Excel-Datei exportiert werden.

In der Portaloberfläche finden Sie unten links das Tool „Suche & Auswertung“ (Lupen-Symbol). Damit können Sie das gesamte Projekt nach unterschiedlichen Kriterien analysieren und filtern. 
Beispiele sind offene Punktstatus, Zuständigkeiten, Berichtssammlungen oder Schlüsselwörter.

Sollten Sie Unterstützung benötigen, finden Sie oben rechts über das Kopfhörer‑Symbol die Telefonnummer unserer Support‑Hotline. 

Sie erreichen uns Montag bis Freitag von 08:00 bis 18:00 Uhr. Wir unterstützen Sie gerne bei allen Fragen rund um PROMAN Meeting.

Viel Spaß beim Protokollieren!